Panduan Event Organizer

Menyelenggarkan suatu event dapat membuat stress dan menyita banyak waktu. Seorang profesional event organizer dapat membuat proses lebih mudah karena mereka dapat mengatur segalanya, baik dari makanan hingga dekorasi dan membuat acara Anda menjadi luar biasa. Informasi yang akan memandu Anda untuk mengorganisir acara dan pesta besar Anda.

Analisa Event Organizer :

Sejumlah faktor harus dipertimbangkan ketika merencanakan dan mengembangkan strategi untuk event seperti:

• Visi dan Misi penyelenggaraan acara
• Tujuan dari acara
• Orang-orang yang akan menghadiri acara
• Anggaran dari acara
• Undangan pencetakan
• Theme dari acara

Faktor-faktor di atas perlu dipertimbangkan dengan hati-hati untuk membuat acara Anda menjadi sukses besar.  Anda harus menetapkan tenggat waktu dan harus mulai merencanakan sekitar 3 bulan sebelum acara dimulai. Hal ini penting untuk memiliki rencana pertemuan meeting secara reguler untuk memastikan segala sesuatu terjadi berada dalam urutan yang benar.

Anggaran Acara:

Pelaksanaan sebuah event tidak mungkin tanpa dana sehingga merumuskan rencana anggaran adalah hal pertama dan terutama. Dana untuk acara komersial dapat diatur dari host, pendukung dan sponsor. Pemilihan berbagai layanan seperti katering, dekorasi, publikasi, tempat, dan staf harus didasarkan pada tujuan acara serta anggaran.

Pengorganisasian dan Pencarian para Profesional:

Event organizer profesional dapat membantu Anda mengatur acara menjadi terorganisir, dan menyenangkan. Pilihlah event organizer profesional yang dapat mengambil seluruh beban tugas  Anda,  mengatur dan mengorganisir seluruh acara. Anda dapat mencari event organizer profesional di www.theprussianblue.biz
Setelah memilih Event Organizer profesional, Anda perlu mendelegasikan tanggung jawab untuk perencanaan yang lebih baik dan membuat seseorang in-charge dalam  memeriksa pelaksanaan tugas yang sedang berlangsung.

Mempromosikan Event :

Hal yang paling penting dalam membuat sebuah event sukses adalah mempromosikan dan mempublikasikan dengan baik,  terutama acara corporate events, fashion show, sosial gatherings, seminar, dll.   Anda dapat mempublikasikan melalui :

• Pendistribusikan brosur dan pamflet
• Penempatan poster di area publik
• Penerbitan iklan di koran
• Pengumuman di radio atau TV

Alat-alat ini merupakan cara yang efektif untuk menjangkau sejumlah besar orang dan akan membantu dalam promosi brand / merek.

Perencanaan Event Safety Plans di hari H :

Keselamatan dan keamanan orang-orang yang berpartisipasi dalam acara ini adalah titik kritis dan seluruh tim penyelenggara acara bertanggung jawab untuk itu. Mereka perlu untuk mengidentifikasi daerah yang rawan kesalahan di mana berbagai bahaya yang dapat terjadi selama acara. Untuk mencegah kecelakaan apapun tim harus memastikan bahwa :

• Pintu keluar (Exit) tidak boleh terhalang
• Keluar tanda-tanda harus terlihat jelas
• Bahan dekorasi haruslah tidak mudah terbakar
• Ruangan harus memiliki pencahayaan yang memadai
• Jika laser digunakan, tanda-tanda harus ditempelkan
• Tanda - tanda dilarang merokok harus dipasang di daerah penting.

Setelah Event / Clean Up :

Setelah acara selesai, perlu untuk membersihkan seluruh fasilitas. Anda juga dapat menyewa kru untuk membantu Anda proses bersih-bersih. Anda tidak boleh lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada penyelenggara acara, pembicara, penyedia layanan untuk membuat acara anda sukses.

sumber